Urząd Stanu Cywilnego informuje

Urząd Stanu Cywilnego informuje

 Od marca 2015 roku weszła w życie nowa ustawa Prawo o aktach stanu cywilnego wprowadzająca elektroniczny sposób prowadzenia rejestracji stanu cywilnego w Polsce, który zastępuje dotychczas prowadzone papierowe księgi stanu cywilnego. Urodzenia, małżeństwa i zgony są rejestrowane przez kierowników urzędu stanu cywilnego w jednym, centralnym Rejestrze Stanu Cywilnego. 

Ułatwienia dla obywateli wprowadzone nową ustawą Prawo o aktach stanu cywilnego

- odmiejscowieniewybranych czynności, w tym np. możliwość uzyskania odpisu aktu stanu cywilnego w dowolnym urzędzie stanu cywilnego na terenie Polski

- zwolnienie obywateli z obowiązku przedkładania w urzędach stanu cywilnego odpisów aktów

stanu cywilnego przy realizacji czynności z zakresu rejestracji stanu cywilnego

-uproszczenie załatwiania spraw z zakresu: przeniesienia zagranicznego dokumentu stanu cywilnego

(transkrypcji), odtworzenia krajowego aktu stanu cywilnego i zagranicznego dokumentu stanu cywilnego,

rejestracji zdarzeń, które nastąpiły za granicą i nie zostały tam zarejestrowane, administracyjnego

sprostowania i uzupełnienia aktu stanu cywilnego. Te sprawy załatwiane będą bez konieczności

prowadzenia postępowań administracyjnych, w formie tzw. czynności materialno-technicznej zakończonej

wydaniem odpisu zupełnego aktu stanu cywilnego uwzględniającego dokonaną zmianę. Decyzja

administracyjna będzie wydawana wyłącznie w razie odmowy dokonania tego rodzaju czynności.

Odmiejscowienie czynności z zakresu rejestracji stanu cywilnego

Czynności, których można dokonać w wybranym urzędzie stanu cywilnego:

l uzyskać dokumenty:

-odpis aktu stanu cywilnego zupełny i skrócony

-zaświadczenie o zamieszczonych lub nie zamieszczonych w rejestrze stanu cywilnego danych dotyczących wskazanej osoby

-zaświadczenie o stanie cywilnym

-zaświadczenie stwierdzające brak okoliczności wyłączających zawarcie małżeństwa do konkordatowej

formy zawarcia związku małżeńskiego, określonej w art. 1 § 2 i 3 ustawy Kodeks rodzinny i opiekuńczy

- zaświadczenia stwierdzające, że zgodnie z prawem polskim można zawrzeć małżeństwo

 

WAŻNE ! Jeżeli w Rejestrze Stanu Cywilnego jest zamieszczony akt stanu cywilnego, w oparciu o który

może zostać sporządzony i wydany wnioskowany dokument (np. odpis danego aktu stanu cywilnego,

zaświadczenie o stanie cywilnym) wówczas wnioskodawca otrzyma go niezwłocznie.

Natomiast, jeżeli takiego aktu stanu cywilnego nie będzie w Rejestrze Stanu Cywilnego (rejestr od 1 marca

2015 r. będzie sukcesywnie napełniany), wydanie odpisu aktu stanu cywilnego lub zaświadczenia zostanie

zrealizowane w następujących terminach:

-w ciągu 7 dni roboczych od dnia złożenia wniosku – jeżeli wniosek złożony zostanie do kierownika urzędu stanu cywilnego przechowującego księgę, w której znajduje się akt

-w ciągu 10 dni roboczych od dnia złożenia wniosku – jeżeli wniosek złożony zostanie do kierownika

urzędu stanu cywilnego nie przechowującego księgi, w której znajduje się akt

złożyć wniosek:

- o rejestrację urodzenia lub zgonu, które nastąpiły poza granicami RP i nie zostały tam zarejestrowane

oraz o rejestrację urodzenia, zawarcia małżeństwa, zgonu, które nastąpiły poza granicami RP jeżeli w

państwie urodzenia, zawarcia małżeństwa, zgonu nie jest prowadzona rejestracja stanu cywilnego

- o przeniesienie do Rejestru Stanu Cywilnego zagranicznego dokumentu stanu cywilnego (tzw.

transkrypcję)

- o odtworzenie treści zagranicznego dokumentu stanu cywilnego

- o odtworzenie treści krajowego aktu stanu cywilnego

złożyć oświadczenia:

- konieczne do uznania ojcostwa

- o zmianie imienia lub imion dziecka zamieszczonych w akcie urodzenia w terminie 6 miesięcy od jego

sporządzenia

- o tym, że dziecko będzie nosić takie samo nazwisko, jakie nosi albo nosiłoby wspólne dziecko

małżonków

- o powrocie do nazwiska noszonego przed zawarciem małżeństwa przez rozwiedzionego małżonka

złożyć pisemne zapewnienie o braku okoliczności wyłączających zawarcie małżeństwa; składa

osoba zamierzająca zawrzeć małżeństwo w procedurze poprzedzającej zawarcie małżeństwa

 

Dokumenty wydawane z rejestru stanu cywilnego

l odpisy aktów stanu cywilnego:

 

-odpis zupełny aktu stanu cywilnego - stanowi dosłowne powtórzenie pierwotnej treści aktu stanu

cywilnego wraz treścią późniejszych zmian; wniosek o jego wydanie składa się do wybranego kierownika

urzędu stanu cywilnego; odpis może zostać wydany na wniosek, w formie dokumentu elektronicznego

opatrzonego bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy ważnego

kwalifikowanego certyfikatu; opłata skarbowa za jego wydanie wynosi 33 zł

- odpis skrócony aktu stanu cywilnego - odzwierciedla aktualną treść aktu tj. uwzględnia dokonane zmiany

w akcie; wniosek o jego wydanie składa się do wybranego kierownika urzędu stanu cywilnego; odpis

może zostać wydany na wniosek w formie dokumentu elektronicznego opatrzonego bezpiecznym

podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu; opłata

skarbowa za jego wydanie wynosi 22 zł

 

UWAGA ! Od dnia 1 marca 2015 obowiązują nowe wzory odpisów zupełnych i skróconych aktów

stanu cywilnego. Równocześnie do dnia 31 sierpnia 2015 roku dopuszczalne jest wydawanie ww.

dokumentów na dotychczasowych formularzach, w przypadku stosowania przez kierownika urzędu stanu

cywilnego regulacji przejściowej.

- zaświadczenie o zamieszczonych lub niezamieszczonych w rejestrze stanu cywilnego danych dotyczących wskazanej osoby, zakres danych tego dokumentu poza oznaczeniem wnioskodawcy

zawiera informację o sporządzonych aktach stanu cywilnego wskazanej osoby; informację o

zamieszczonych w rejestrze stanu cywilnego przypiskach przy akcie wskazanej osoby lub treść tych

przypisków; informację o zamieszczonych w rejestrze stanu cywilnego danych dotyczących wskazanej

osoby lub treść tych danych, z wyłączeniem danych zawartych w akcie stanu cywilnego oraz danych

zawartych w rejestrze uznań; informację o niezamieszczeniu w rejestrze stanu cywilnego danych

dotyczących wskazanej osoby lub przypisków przy akcie wskazanej osoby. Wniosek o wydanie składa się

do wybranego kierownika urzędu stanu cywilnego; dokument ten może zostać wydany na wniosek w

formie dokumentu elektronicznego opatrzonego bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym

przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu; termin ważności - 6 miesięcy od daty

sporządzenia; opłata skarbowa za jego wydanie wynosi 24 zł.

- zaświadczenie o stanie cywilnym jest dokumentem o uniwersalnym charakterze zawierającym poza

danymi osobowymi wnioskodawcy także oznaczenie jego stanu cywilnego jako sytuacji w odniesieniu do

małżeństwa; we wniosku o wydanie tego dokumentu znajduje się oświadczenie o nieistnieniu okoliczności

mających wpływ na stan cywilny, nieodzwierciedlonych w rejestrze stanu cywilnego, składane pod

rygorem odpowiedzialności za złożenie fałszywego oświadczenia oraz pouczenie o odpowiedzialności

karnej za złożenie fałszywego oświadczenia; zaświadczenie to jest wydawane wyłącznie osobie,

której dotyczy. Wniosek (także w postaci elektronicznej) o jego wydanie składa się do wybranego

kierownika urzędu stanu cywilnego; dokument ten może zostać wydany na wniosek w formie dokumentu

elektronicznego opatrzonego bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy

ważnego kwalifikowanego certyfikatu; termin ważności - 6 miesięcy od daty sporządzenia; opłata skarbowa za jego wydanie wynosi 38 zł.

- odpis skrócony aktu urodzenia dziecka, które urodziło się martwe

- odpis zupełny aktu zgonu osoby o nieustalonej tożsamości

Podmioty uprawnione do uzyskania odpisu aktu stanu cywilnego i zaświadczenia o

zamieszczonych lub niezamieszczonych w rejestrze stanu cywilnego danych dotyczących

wskazanej osoby

- osoba, której akt dotyczy

- jej małżonek, wstępny (np. rodzic), zstępny (np. dziecko, wnuk), rodzeństwo, przedstawiciel ustawowy (np.rodzic), opiekun

- osoba, która wykaże w tym interes prawny

- sąd

- prokurator

- organizacja społeczna, o ile jest to zgodne z jej celami statutowymi i przemawia za tym interes społeczny

- organy administracji publicznej, jeżeli jest to konieczne do realizacji ich ustawowych zadań

 

Fotokopia aktu stanu cywilnego

- można wykonać nieodpłatnie fotokopię aktu stanu cywilnego sporządzonego w księdze stanu cywilnego

prowadzonej w formie papierowej na podstawie dotychczasowych przepisów prawa, jeżeli jej wykonanie

nie zagraża trwałości księgi i zawartych w niej aktów

Ważne ! Fotokopia aktu stanu cywilnego nie ma mocy dokumentu urzędowego - jest dokonywana

aparatem osoby uprawnionej do jej otrzymania, a rolą kierownika urzędu stanu cywilnego jest wyłącznie

udostępnienie księgi, o ile jest to możliwe bez jej uszkodzenia.

Osoby uprawnione do otrzymania fotokopii (te same osoby, które otrzymają odpis), tj.:

- osoba, której akt dotyczy

- jej małżonek, wstępny, zstępny, rodzeństwo, przedstawiciel ustawowy, opiekun

- osoba, która wykaże w tym interes prawny

Okres przechowywania w urzędzie stanu cywilnego aktów stanu cywilnego

- 100 lat akty urodzenia

- 80 lat akty małżeństwa i akty zgonu

UWAGA ! W okresie przechowywania aktów stanu cywilnego w urzędzie stanu cywilnego można ubiegać się o wydanie dokumentów z Rejestru Stanu Cywilnego, na podstawie ustawy Prawo o aktach stanu cywilnego (np. odpisów aktów stanu cywilnego, stosownych zaświadczeń).

Odstępstwo od tej reguły - uzyskanie dokumentów po upływie wskazanych okresów przechowywania

jest możliwe, jeśli urząd stanu cywilnego nie przekazał aktów stanu cywilnego do archiwum państwowego i jeżeli żyje osoba, której dokumenty te dotyczą.

Po upływie tych okresów (odpowiednio 100 i 80 lat), akty stanu cywilnego przekazywane są w ciągu 2 lat

do właściwego archiwum państwowego.

Kierownik urzędu stanu cywilnego po upływie okresów przechowywania aktów stanu cywilnego w urzędzie stanu cywilnego, ale przed przekazaniem ich do archiwum państwowego udostępnia je na zasadach przewidzianych dla materiałów archiwalnych.

Dokumenty sporządzone w języku obcym

Dokumenty, które sporządzone zostały w języku obcym muszą być przedłożone w urzędzie stanu cywilnego wraz z ich urzędowym tłumaczeniem na język polski.

Urzędowego tłumaczenia może dokonać:

- tłumacz przysięgły (wpisany na listę tłumaczy przysięgłych prowadzoną przez Ministra Sprawiedliwości)

- tłumacz przysięgły uprawniony do dokonywania takich tłumaczeń w państwach członkowskich Unii

Europejskiej oraz Europejskiego Obszaru Gospodarczego.

Tłumaczenia przysięgłe w państwach Unii Europejskiej i Europejskiego Obszaru Gospodarczego przygotowane na podstawie informacji uzyskanych z polskich placówek dyplomatycznych polski konsul

Uwaga ! Z dokumentami przetłumaczonymi przez konsula zrównane są:

- dokumenty w języku obcym przetłumaczone na język polski przez tłumacza w państwie przyjmującym i

poświadczone przez polskiego konsula

- dokumenty przetłumaczone z języka rzadko występującego na język znany konsulowi, a następnie

przetłumaczenie przez konsula na język polski

Uwaga ! W razie braku tłumacza przysięgłego języka obcego danego państwa na terytorium

Rzeczypospolitej Polskiej, dopuszczalne jest złożenie tłumaczenia dokumentu zagranicznego

potwierdzającego stan cywilny dokonanego przez konsula lub uprawnionego pracownika

przedstawicielstwa dyplomatycznego państwa obcego na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej.

 

Kierownik USC

Marzena Przybylak